Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Số, ký hiệu của văn bản.
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
- Nơi nhận.
Ngoài các thành phần chính trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác:
- Phụ lục.
- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
Trước khi có Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư (viết tắt là Nghị định 30), thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (viết tắt là Thông tư 01). Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư gồm 7 Chương với 38 Điều; có 06 phụ lục kèm theo, trong đó, riêng về thể thức văn bản hành chính được quy định tại Mục 1, chương II thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và tại Phụ lục I. So với quy định, hướng dẫn của Thông tư 01, quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chỉnh của Nghị định 30 có những điểm mới đáng chú ý như sau:
|
Tiêu chí phân biệt
|
Thông tư 01
|
Nghị định 30
|
|
Đối tượng áp dụng
|
- Áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân.
|
- Áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước.
- Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định 30 và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.
|
|
Khổ giấy
|
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4.
Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5.
|
Tất cả các văn bản đều được trình bày trên Khổ A4 (210 mm x 297 mm).
|
|
Số trang văn bản
|
Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy, không đánh số trang thứ nhất.
|
Được đánh từ số 1, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
|
|
Phông chữ
|
Là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001
|
Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
|
|
Cỡ chữ
|
Cỡ chữ 14
|
Cỡ chữ 13 hoặc 14
|
|
Cách trình bày căn cứ pháp lý
|
- Phần căn cứ trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy” .
- Căn cứ thực tế trong các mẫu Quyết định hành chính dùng cụm từ “Xét đề nghị…”.
|
- Phần căn cứ trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
- Căn cứ thực tế trong các mẫu Quyết định hành chính thống nhất dùng cụm từ “Theo đề nghị…”.
|
Ngoài ra, tại Nghị định số 30 còn bổ sung thêm một số quy định về thể thức văn bản hành chính mà trước đó chưa được đề cập tới. Cụ thể:
- Về dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức trình bày góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo. Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
- Đối với thể thức Nơi nhận, Nghị định quy định đối với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cấp trên trình bày như Công văn, tức là phía trên có Kính gửi và phía dưới là Nơi nhận.
- Đối với cách viết hoa trong văn bản, bổ sung thêm phải viết hoa danh từ thuộc trường hợp đặc biệt là Nhà nước và Nhân dân.
- Đối với các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính Quy chế, Quy định,…ban hành kèm theo Quyết định) hoặc phụ lục. Bỏ quyền hạn, chức vụ người ký và dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức tại vị trí cuối cùng của văn bản kèm theo Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
Như vậy, trên cơ sở kế thừa Thông tư số 01, Nghị định số 30 đã bổ sung, thay đổi một số quy định về thể thức văn bản của. Từ đó, các quy định về thể thức văn bản đã ngày càng cụ thể, hoàn thiện, tạo nền tảng pháp lý đảm bảo việc ban hành văn bản được thuận lợi, khoa học và thống nhất. Đồng thời, thông qua việc hoàn thiện các quy định về thể thức văn bản tại Nghị định 30 cũng đã giải quyết được các vấn đề này sinh trong thực tiễn trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại các cơ quan, tổ chức nhà nước, từng bước đáp ứng yêu cầu hoạt động công tác văn thư nói riêng và cải cách hành chính nói chung trong giai đoạn hiện nay./.
|
